Ondanks dat we ons werk steeds meer digitaliseren, blijft een betrouwbare printer onmisbaar op kantoor. Bijvoorbeeld wanneer je een contract wilt uitdraaien of rapporten wilt uitdelen tijdens een vergadering. Gelukkig is er tegenwoordig een printer voor iedere vraag en budget. Van simpele modellen tot innovatieve all-in-one printers; alles is mogelijk. Toch maakt dit aanbod het soms lastig om de juiste keuze te maken. Want waar moet je allemaal op letten tijdens het selecteren van een printer? En welke functies zijn essentieel voor jouw bedrijf? Om je hiermee te helpen hebben we een aantal tips op een rijtje gezet. Zo wordt het kiezen van de juiste printer een eenvoudige klus en kan jij je weer op andere taken richten!
Bepaal de frequentie waarop je print
Wanneer je op zoek gaat naar een printer voor kantoor, is het belangrijk om eerst vast te stellen hoe vaak de printer wordt gebruikt. Werk je in een drukke omgeving waar tientallen documenten per uur worden afgedrukt? Dan is het slim om te investeren in een kwalitatief model dat een groot volume aan papier aankan én snel kan afdrukken. Zo komen de werkzaamheden op kantoor niet stil te liggen en hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten. Wel zo fijn als je graag efficiënt te werk gaat! Is jouw kantoor wat kleiner en wordt er maar af en toe geprint? Dan is een simpel en compact model waarschijnlijk al voldoende. Hierbij is het wel belangrijk om te kijken naar de betrouwbaarheid van het apparaat; niemand wil immers last krijgen van storingen! Let er daarom goed op dat je een printer koopt bij een eerlijke en kwalitatieve partij, om een betrouwbaar apparaat te garanderen.
Maak een afweging tussen de aankoopprijs en de bijkomende kosten
We snappen goed dat je de prijs van je printer graag zo laag mogelijk wilt houden; alle andere bedrijfsuitgaven zijn immers al duur genoeg. Toch willen we even benadrukken dat het goedkoopste model niet altijd de beste (en voordeligste!) keuze is; bij een printer komen namelijk meer kosten kijken dan alleen de aankoopprijs. Zo heb je bijvoorbeeld ook toners of inktcartridges nodig, is regelmatig onderhoud vaak een vereiste én is het daarnaast slim om rekening te houden met het energieverbruik van de printer. Een goedkoop model kan dus stiekem toch best duur zijn. Om deze reden kiezen veel bedrijven voor een zakelijke printer van Refurbished Printer. Deze modellen zijn erg geschikt voor dagelijks gebruik en hebben een lange levensduur, maar zijn te verkrijgen voor een schappelijke prijs. Zo blijft de kwaliteit hoog en de kosten laag. Houdt tijdens het kopen van een nieuwe printer dus niet alleen rekening met de aankoopprijs, maar met het volledige kostenplaatje.
Let op de duurzaamheid van de printer
Duurzaamheid wordt een steeds belangrijk onderdeel op de werkvloer; door te investeren in duurzame materialen en producten kan je immers veel kosten besparen op de lange termijn. Ook tijdens het aanschaffen van een printer is het daarom slim om rekening te houden met de duurzaamheid van het model. Denk hierbij niet alleen aan de milieuvriendelijkheid of recyclebaarheid van de printer, maar ook aan de energiezuinigheid en het verbruik van materialen. Wanneer je op zoek bent naar een milieubewuste optie, zijn duurzame laserprinters vaak een geschikte keuze. Deze hebben een lange levensduur en produceren weinig afval, wat ze geschikt maakt voor bedrijven die zowel kosten willen besparen als bij willen dragen aan een beter klimaat. Goed voor de natuur én voor de portemonnee, dus!
Stem je keuze af op de behoeften van je team
Wellicht wat voor handliggend, maar houd bij het kiezen van een nieuwe printer ook rekening met de behoeften van je team. Gebruiken zij de printer bijvoorbeeld alleen om te printen of moeten ze ook scannen of faxen? En wordt er alleen geprint vanaf de computer of ook vanaf de telefoon? Indien je team regelmatig documenten wil digitaliseren, is een optie zoals scannen naar e-mail onmisbaar. Ga daarom even bij je collega’s na welke functies zij echt nodig hebben, om een weloverwogen keuze te maken. Het zou immers vervelend zijn als de printer niet alles kan doen wat hij moet doen óf als je een groot budget uitgeeft aan verschillende functies die toch niet gebruikt worden.
Kortom: let tijdens het aanschaffen van een nieuwe kantoorprinter op je print frequentie, het totale kostenplaatje, de duurzaamheid van het model en de behoeften van je team. Zo vind je gegarandeerd een printer die past bij jou en je bedrijf. Succes!