E-mail overzetten naar een nieuwe computer of een ander account doe je het makkelijkst via IMAP of door je e-mailprogramma te exporteren en importeren. Welke methode het beste werkt, hangt af van je situatie: gebruik je een webmaildienst zoals Gmail of Outlook.com, of werk je met een lokaal e-mailprogramma zoals Thunderbird of Microsoft Outlook?
E-mail overzetten via IMAP: de makkelijkste route
Als je e-mailprovider IMAP ondersteunt (en dat doen Gmail, Outlook, Yahoo en de meeste andere grote diensten), staan je e-mails niet op je computer opgeslagen maar op de server van je provider. Je hoeft dan eigenlijk niets te doen: log je in op je nieuwe computer of in een nieuw e-mailprogramma, stel je account in met IMAP, en al je e-mails verschijnen automatisch. Geen gedoe met bestanden kopiëren.
Bij Gmail activeer je IMAP zo: meld je aan, klik op het tandwielpictogram rechtsboven, kies “Alle instellingen bekijken” en open het tabblad “Doorsturen en POP/IMAP”. Zet IMAP aan en sla op. Daarna voeg je het Gmail-account toe in je e-mailprogramma met de IMAP-serverinstellingen. Gmail vult je inbox dan automatisch.
Het grote voordeel van IMAP is dat je e-mail altijd gesynchroniseerd is op alle apparaten. Een nadeel: als je ooit je account verwijdert of je abonnement stopzet, verdwijnt ook alles. Maak dus regelmatig een lokale back-up.
E-mail overzetten vanuit Microsoft Outlook
Werk je met Microsoft Outlook op een pc en wil je je e-mails meenemen naar een nieuwe computer, dan exporteer je je mailbox als een PST-bestand. Dat is een bestandsindeling waarin Outlook al je mails, mappen, contacten en afspraken bundelt.
Zo exporteer je in Outlook:
- Open Outlook en ga naar “Bestand” en daarna “Openen en exporteren”.
- Kies “Importeren/exporteren” en dan “Exporteren naar een bestand”.
- Selecteer “Outlook-gegevensbestand (.pst)” en kies welke mappen je wilt meenemen.
- Sla het PST-bestand op, bijvoorbeeld op een USB-stick of externe harde schijf.
- Op de nieuwe computer open je Outlook, ga je naar “Bestand” en “Openen en exporteren”, en kies je “Outlook-gegevensbestand openen”. Wijs het PST-bestand aan en je mails staan er weer in.
Let op: een PST-bestand kan flink groot worden, zeker als je veel bijlagen hebt opgeslagen. Zorg dat je opslagmedium groot genoeg is, en controleer na het importeren of alle mappen goed zijn overgekomen.
E-mail overzetten vanuit Mozilla Thunderbird
Thunderbird slaat je e-mails lokaal op in profielbestanden. De makkelijkste manier om alles over te zetten is het kopiëren van je volledige Thunderbird-profiel naar de nieuwe computer.
Zo doe je dat:
- Open Thunderbird en ga naar “Help” en dan “Informatie over probleemoplossing”. Klik op “Profielmap openen”. Dit opent de map waar al je e-mails, instellingen en filters staan.
- Sluit Thunderbird en kopieer de hele profielmap naar een USB-stick of externe schijf.
- Installeer Thunderbird op de nieuwe computer. Open de profielmap op de nieuwe computer via hetzelfde pad en vervang de standaard lege profielmap door jouw gekopieerde map.
- Start Thunderbird opnieuw op. Al je mails en mappen zijn nu aanwezig.
Er bestaat ook een add-on genaamd “ImportExportTools NG” waarmee je mappen en berichten als MBOX-bestanden exporteert en importeert. Dit is handig als je alleen bepaalde mappen wilt overzetten in plaats van het hele profiel.
E-mail overzetten naar een ander e-mailaccount
Wil je niet alleen van computer wisselen, maar ook van e-mailadres of provider? Dan is het iets ingewikkelder. De meeste e-mailprogramma’s laten je berichten slepen van het ene account naar het andere als beide accounts tegelijk zijn ingesteld. Voeg je oude en nieuwe account toe in Outlook of Thunderbird, selecteer je mails in de oude inbox en sleep ze naar de juiste map van het nieuwe account. Dit werkt het best voor kleinere hoeveelheden.
Voor grote hoeveelheden e-mail tussen twee accounts bestaat gereedschap zoals “imapsync” (voor technisch onderlegde gebruikers) of online diensten die de migratie automatiseren. Let bij online diensten altijd op de privacyvoorwaarden: je geeft ze tijdelijk toegang tot je e-mail.
Veelgemaakte fouten bij het overzetten van e-mail
Een veelgemaakte fout is POP3 in plaats van IMAP gebruiken. Bij POP3 worden mails gedownload naar je computer en daarna van de server verwijderd. Zet je dan over naar een nieuwe computer, zijn die mails weg tenzij je ze al lokaal hebt opgeslagen. Controleer altijd welk protocol je gebruikt voordat je van computer wisselt.
Een andere valkuil is het vergeten van de “Verzonden items” en andere mappen. Veel mensen exporteren alleen de inbox, maar raken zo al hun verstuurde mails kwijt. Selecteer bij het exporteren altijd “alle mappen” of vink elke map apart aan.
Maak ten slotte altijd een back-up voordat je begint. Exporteer je mailbox als extra veiligheidsmaatregel, ook als je via IMAP werkt. Zo ben je nooit afhankelijk van één methode.
De methode die voor jou het beste werkt, hangt af van je e-mailprogramma en of je ook van account wisselt. Gebruik je IMAP en blijf je bij hetzelfde adres, dan is er nauwelijks werk aan. Werk je met een lokaal programma of wil je wisselen van provider, dan kost het iets meer stappen maar is het goed te doen als je de volgorde aanhoudt.
