Een handtekening instellen in Outlook doe je via de instellingen voor handtekeningen, waar je een of meerdere handtekeningen aanmaakt en koppelt aan je e-mailaccount. Eenmaal ingesteld, wordt de handtekening automatisch toegevoegd aan nieuwe berichten, antwoorden of doorgestuurde mails. Hieronder vind je de exacte stappen voor zowel de nieuwe als de klassieke versie van Outlook.
Outlook handtekening instellen in de nieuwe Outlook (2024/2025)
De nieuwe Outlook (de versie die Microsoft vanaf 2024 uitrolt als vervanging van de klassieke app) werkt iets anders dan de oudere variant. Volg deze stappen:
- Open Outlook en klik op Nieuwe e-mail.
- Klik in het lint bovenaan op het tabblad Invoegen.
- Klik op Handtekening en kies Handtekeningen.
- Klik op Nieuwe handtekening en geef de handtekening een naam, bijvoorbeeld “Werk” of “Privé”.
- Typ je handtekening in het tekstvak. Je kunt tekst opmaken, een logo invoegen of een link toevoegen.
- Kies onder Standaardhandtekeningen voor welk account de handtekening geldt en of hij automatisch verschijnt bij nieuwe berichten, antwoorden of doorgestuurde mails.
- Klik op Opslaan.
Je kunt ook via Instellingen (tandwiel rechtsboven) naar E-mail en dan Opstellen en beantwoorden gaan. Daar vind je hetzelfde handtekeningvenster terug.
Handtekening instellen in de klassieke Outlook-app
Gebruik je nog de klassieke versie van Outlook (onderdeel van Microsoft 365 of Office 2019/2021)? Dan werkt het zo:
- Ga naar Bestand in de menubalk.
- Klik op Opties en daarna op E-mail.
- Klik op de knop Handtekeningen.
- Klik op Nieuw, geef de handtekening een naam en klik op OK.
- Typ je tekst in het bewerkingsvak. Gebruik de opmaakbalk om lettertype, kleur of uitlijning aan te passen.
- Stel rechts bovenaan in welke handtekening standaard wordt gebruikt voor Nieuwe berichten en voor Antwoorden/doorgestuurde berichten.
- Klik op OK om op te slaan.
Heb je meerdere e-mailaccounts in Outlook staan? Dan kun je per account een andere standaardhandtekening instellen. Handig als je zakelijke en privémail vanuit hetzelfde programma beheert.
Handtekening handmatig toevoegen aan een bericht
Soms wil je geen vaste automatische handtekening, maar hem alleen bij bepaalde mails gebruiken. Dat kan ook. Klik bij het opstellen van een bericht op het tabblad Invoegen, kies Handtekening en selecteer de gewenste handtekening uit de lijst. Zo voeg je hem per mail handmatig toe, zonder dat hij altijd automatisch verschijnt.
Een afbeelding of logo toevoegen aan je handtekening
In het handtekeningvenster kun je een afbeelding invoegen via het icoontje voor “Afbeelding invoegen” in de opmaakbalk. Kies een bestand van je computer, of in sommige versies ook een online afbeelding. Houd de afbeelding klein (bij voorkeur onder de 100 KB) om te voorkomen dat je mails traag laden of in de spammap belanden. Een logo van 200 bij 50 pixels werkt in de meeste gevallen goed.
Let op: afbeeldingen in handtekeningen worden niet altijd automatisch getoond bij de ontvanger. Veel e-mailprogramma’s blokkeren externe afbeeldingen standaard. Zet daarom ook altijd je contactgegevens als gewone tekst in de handtekening, zodat die informatie altijd zichtbaar is.
Handtekening wijzigen of verwijderen
Een bestaande handtekening aanpassen doe je op dezelfde plek als waar je hem hebt aangemaakt: via Handtekeningen in de instellingen. Selecteer de handtekening in de lijst, pas de tekst aan en sla op. Wil je een handtekening verwijderen, selecteer hem dan en klik op Verwijderen. De verwijdering gaat direct in en is niet ongedaan te maken, dus controleer even of je de juiste hebt geselecteerd.
Zodra je de handtekening hebt opgeslagen, is hij meteen actief bij het opstellen van een nieuw bericht. Controleer na het instellen altijd even een testbericht om te zien of de opmaak klopt en de afbeelding (als je die hebt toegevoegd) goed wordt weergegeven.
